E-mail to moje podstawowe narzędzie pracy oraz rozszerzenie komunikacji ze znajomymi. Z raportu RescueTime wynika, że blisko 20% czasu spędzanego w sieci przeznaczam na korespondencję. Jest to zaskakująco dużo w porównaniu do innych aktywności, ale może dlatego uwielbiam dbać o porządek w mojej skrzynce.

Inbox zero to mój ulubiony stan online. To ta magiczna chwila, kiedy skrzynka odbiorcza na Gmailu jest opróżniona ze wszystkich wiadomości. Przeczytanych i nieprzeczytanych.

Kiedy e-maili było niewiele, korzystałam z głównej skrzynki Gmaila i ręcznie sortowałam każdą przychodzącą wiadomość. W miarę zwiększania się liczby przychodzących wiadomości postanowiłam zautomatyzować większość działań. Jak?

Zanim jednak nastało upragnione inbox zero, samodzielnie ustrukturyzowałam skrzynkę. Zrobiłam to wybierając w ustawieniach zakładkę “Odebrane”.

Korzystając z propozycji Gmaila można wybrać, jaki widok ukazuje się po otwarciu skrzynki. Wśród możliwości są: domyślny, najpierw ważne, najpierw nieprzeczytane, najpierw oznaczone gwiazdką, priorytety. Polecam przetestować każdy rodzaj. U mnie na stałe zagościł domyślny typ skrzynki odbiorczej.

Filtrowanie

W tej samej zakładce dostępne są “Kategorie”. Domyślnie mają one pomagać w sortowaniu maili na: główne, społeczności, oferty, powiadomienia i fora. U mnie takiego podziału dokonuje Unroll.me (o którym przeczytacie później), dlatego mam włączoną jedynie kategorię “główne”. Na samym dole w sekcji “Filtrowana poczta” warto zaznaczyć “stosuj filtry” i przejść do kolejnego punktu.

W mojej skrzynce każdy rodzaj maili ma swoją etykietę i kolor. Finanse, zamówienia, newslettery, listy miłosne, zlecenia, praca, projekty. Dosłownie wszystko ma swoje miejsce i określony priorytet. Przychodzące i wychodzące wiadomości automatycznie otrzymują odpowiednią etykietę i są dostępne po zaledwie dwóch czy trzech kliknięciach na panelu po lewej stronie ekranu. Jak utworzyć taką strukturę we własnej skrzynce?

Aby utworzyć etykiety w panelu ustawień, należy otworzyć zakładkę o tej nazwie. Na start pojawi się lista etykiet systemowych, kategorie i kręgi. Spośród nich wybrałam nieliczne, które stale wyświetlają się w skrzynce odbiorczej. Są to: oznaczone gwiazdką, wysłane i wszystkie. Zaznaczyłam również opcję “pokaż, jeśli nieprzeczytane” w przypadku wersji roboczych.

Domyślne kategorie i kręgi ukryłam, ale w ostatniej sekcji utworzyłam kilkanaście własnych etykiet o prostych i łatwych do zapamiętania nazwach na maksymalnie dwóch poziomach drzewa (np. Projekt, Podprojekt 1, Podprojekt 2), do których w zakładce “Filtry i zablokowane adresy” utworzyłam odpowiednie reguły.

W pierwszej kolejności powstały filtry na wiadomości służbowe przychodzące z konkretnych domen, dla których wybrałam dla nich odpowiednie etykiety. Następnie utworzyłam reguły dla poszczególnych adresów mailowych związanych z różnymi projektami i im także przypisałam etykiety.

Aliasy, dodatkowe skrzynki

Ponieważ do mojej skrzynki na Gmailu wpięłam kilka skrzynek (jak to zrobić najlepiej podpowiada Support Gmaila), utworzyłam filtry, żeby przychodzące na nie wiadomości automatycznie otrzymywały stosowną etykietę. Czemu służy takie rozwiązanie? Przede wszystkim nie trzeba pamiętać o regularnym logowaniu do różnych skrzynek lub tracić czas na przełączanie kont.

W filtrowaniu pomagają również aliasy (inne identyfikatory/adresy użytkownika). W Gmailu można samodzielnie tworzyć aliasy posługując się znakami “+” i “.” np. i.nazwisko@gmail.com oraz inazwisko@gmail.com (maile na Gmailu działają z kropkami w dowolnym miejscu). Podobnie jest z inazwisko+kategoria@gmail.com — to również sprzyja etykietowaniu. Z powodzeniem można tworzyć sobie aliasy +newsletter, +spam, +praca, dzięki którym mail wyląduje w odpowiednim miejscu. Uwaga: przy podaniu znaku “+” czasem adres jest odczytywany jako nieprawidłowy.

Bieżące porządkowanie poczty

Poza mailami, na które odpowiadam na bieżąco lub archiwizuję po zakończeniu tematu, są jeszcze wiadomości, do których często wracam lub wiem, że niebawem będą potrzebne. W takich przypadkach wątki oznaczam gwiazdką. Dzięki temu znajdują się pod ręką kiedy są potrzebne. Dodatkowo raz w tygodniu robię przegląd czy są tam rzeczy do realizacji w najbliższym czasie, przedawnione lub niepotrzebne.

Przy oznaczaniu gwiazdką Gmail również proponuje wiele możliwości. W zakładce ustawień “Ogólne” dostępne są różne zestawy gwiazdek i symboli, które mogą pomóc w rozróżnianiu wiadomości. Polecam eksperymentowanie z różnymi ustawieniami, chociaż u mnie sprawdziła się metoda “im mniej, tym lepiej” i korzystam tylko ze standardowej złotej gwiazdki.

Sama organizacja programu czy strony to nie wszystko. Bardzo ważne dla mnie jest to, żeby odpowiadać na maile w ciągu 48 godzin. Zarówno te służbowe, jak i prywatne. Jeśli nie mogę zareagować lub wykonać określonej w wiadomości czynności odpowiednio szybko daję znać, kiedy można spodziewać się pełnej odpowiedzi. Wyjątki stanowią dni, kiedy nie mam dostępu do internetu (tak, czasem mi się zdarza!).

Aby dbać o swój komfort psychiczny i utrzymywać porządek w pracy w dni robocze na maila zerkam dość często w godzinach 9–22. W weekendy i święta natomiast robię to raz dziennie, najczęściej od razu towarzyszy temu prasówka Feedly, o której napiszę niebawem.

Tips & tricks

• W ustawieniach i laboratorium Gmaila znajdują się również dodatkowe funkcje, które znacznie ułatwiają pracę. Moje ulubione to “Cofnij wysyłanie” oraz “Twórz kontakty na potrzeby autouzupełniania”. Pierwsza pomaga mi, kiedy przypadkowo wyślę niedokończoną wiadomość, druga zapobiega ponownemu wpisywaniu pełnych adresów mailowych. Niby ułamki sekund, ale komfort pracy odpowiednio wyższy.
• Służbowo nieoceniony jest również podpis. Gmail pozwala, aby do każdego adresu, z którego wysyłamy wiadomości, dodać inny wzór. W przypadku korzystania z podpisu włączyłam funkcję “Wstaw ten podpis przed cytowanym tekstem w odpowiedziach i usuń poprzedzający wiersz „ — ”.”, dzięki czemu dane kontaktowe znajdują się bezpośrednio po mojej odpowiedzi i ułatwiają kontakt. Kolejne ułamki sekund odzyskane ;)
• Ponieważ subskrybuję bardzo dużo newsletterów, a te lubią rozpraszać powiadomieniami w najmniej oczekiwanym momencie, je również postanowiłam trzymać w ryzach. Pomaga mi w tym Unroll.me, narzędzie, które zbiera wszystkie newslettery i wysyła zbiorczo o wybranej porze, a przy niechcianych pozwala rezygnować z subskrypcji.
• Bardzo pomocny przy planowaniu wysyłki jest Boomerang, narzędzie, które pozwala ustalić datę wysłania wiadomości lub stworzyć przypominajkę, która podeśle e-maila w odpowiednim momencie. Dopóki nie zaczęłam korzystać z Mailboxa, a później Spark, była to moja ulubiona wtyczka do Gmaila.
• Zanim jednak skrzynka zaczęła porządkować się sama, sprzątanie zajęło mi dwa/trzy dni. Tyle czasu potrzeba na kilka tysięcy e-maili. Zaznaczam jednak, że taka jednorazowa akcja sprzątania skrzynki usprawniła mi działanie w przyszłości.

Jeśli ten tekst zachęcił Cię do posprzątania swojego Gmaila, tu znajdziecie dodatkowe Tips & Tricks od Supportu. Enjoy!

Moje sposoby nie są jedynymi właściwymi metodami na samoorganizację – jeśli chcesz je poznać, zajrzyj do kategorii produktywność i potraktuj jako inspiracje do poszukiwań własnego systemu.