Dwunastotygodniowy rok, czyli jak wyrwać się ze schematu

Rok to odstęp czasu między dwoma jednakowymi położeniami Ziemi w jej ruchu po orbicie wokół Słońca.
Rok w kalendarzu gregoriańskim rozpoczyna się 1 stycznia o 00:00 i kończy wraz z końcem doby przypadającej na 31 grudnia.
Rok juliański stosowany w astronomii i naukach ścisłych liczy 365,25 dni.
Rok podatkowy czy obrotowy w każdym kraju wygląda inaczej — w Polsce liczony jest według Ordynacji Podatkowej.

Czemu więc nie mieć własnego roku?

Ponad 5 lat temu napisałam artykuł o wyzwaniach, które warto podjąć w nowym roku. Przez ten czas moja opinia o postanowieniach się nie zmieniła, lecz zmieniło się moje podejście do planowania — w niestabilnych czasach robienie rocznego planu wydaje mi się jeszcze bardziej abstrakcyjne niż poprzednio.

Mój zmysł planowania krótko- i długoterminowego jest dość słaby, więc zdecydowałam się planować w średniej perspektywie. Kiedyś robiłam to kwartalnie, ale nadal są to sztywne ramy, w których trudno było mi upchnąć kilka tygodni pracy i kilkanaście dni wolnego, bo podporządkowałam swój kwartał ówczesnej pracy, która nie była łaskawa, jeśli chodzi o urlopy. Rozpoczęłam wówczas poszukiwania rozwiązań i systemów, które pomogłyby mi organizować się inaczej.

Podczas dość długiego researchu trafiłam na koncept 12-tygodniowego roku i zaczęłam wdrażać ten system w życie. Najpierw z pomocą materiałów znalezionych w sieci np. u Justyny Kot (czytaj na geekcat.pl) czy Dominika Juszczyka (słuchaj na dominikjuszczyk.pl), a następnie w książce „12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy” Michaela Lenningtona i Briana P. Morana.

12-tygodniowy rok w teorii

Choć lektura ta nie jest niezbędna do wdrożenia systemu — wydaje mi się nieco przerośniętym artykułem — można potraktować ją jako zbiór takowych i przeczytać jedynie wybrane rozdziały. Poniżej zebrałam co ciekawsze insighty z książki.

“Co wię­cej, ba­da­nia po­ka­za­ły, że pla­ni­sty­ka po­zwa­la za­osz­czę­dzić sporo czasu i za­so­bów (co może spra­wiać wra­że­nie pa­ra­dok­su). Tak na­praw­dę lu­dzie czę­sto uwa­ża­ją, że jeśli nie po­dej­mu­ją nie­ustan­nie dzia­łań, są mało wy­daj­ni. Praw­da jest jed­nak taka, że pla­no­wa­nie to jeden z naj­bar­dziej pro­duk­tyw­nych spo­so­bów wy­ko­rzy­sty­wa­nia czasu”. Totalnie zgadzam się z tym, że planowanie jest produktywne i na nie też należy rezerwować czas — tak samo, jak na pracę koncepcyjną i odpoczynek. Kiedyś miałam mocną potrzebę robienia rzeczy i zajmowania całego dostępnego czasu — mój kalendarz był wypchany po brzegi wszystkim, tylko nie czasem dla siebie czy na odpoczynek. Czy było mnie wszędzie pełno? Tak. Czy byłam wydajna? Ależ skąd. Byłam raczej zmęczona i przebodźcowana.

“Dwu­na­sto­ty­go­dnio­wy plan jest zbu­do­wa­ny w taki spo­sób, by zre­ali­zo­wa­nie w wy­zna­czo­nym cza­sie spi­sa­nej wcze­śniej tak­ty­ki ozna­cza­ło osią­gnię­cie celu”. Pod tym względem planowanie 12-tygodniowe ma sens, bo faktycznie widać to, jak zmierzamy do realizacji wyznaczonego celu. Nie jest nadmiernie rozdrobnione ani ogólnikowe, by zniechęcać. Nie uważam, że jest to rozwiązanie idealne, ale przywróciło mi nieco sprawczości i pozwoliło lepiej organizować działania we własnych projektach. Odkąd zaczęłam przyglądać się, co służy mojemu dobrostanowi i wyznaczonym celom, przestałam uważać, że trwonię czas “na pierdoły”.

“Ty­go­dnio­wy plan nie jest wcale glo­ry­fi­ko­wa­ną przez nie­któ­rych listą rze­czy ocze­ku­ją­cych na re­ali­za­cję – od­zwier­cie­dla ra­czej naj­istot­niej­sze dzia­ła­nia o cha­rak­te­rze stra­te­gicz­nym, które zo­sta­ły za­czerp­nię­te z Two­je­go dwu­na­sto­ty­go­dnio­we­go planu i po­win­ny zo­stać zre­ali­zo­wa­ne w danym ty­go­dniu, by udało Ci się osią­gnąć przy­ję­te wcze­śniej cele”. Jako fanka checklist tu się nieco nie zgadzam z autorami. Tak, mój tygodniowy plan to lista zadań, którą realizuję w blokach czasowych między spotkaniami. Daje mi to pewną elastyczność. Doceniam ją zwłaszcza w chwilach, kiedy mam przypływ kreatywności i mogę z niego w pełni korzystać. W piątki natomiast mam blok zarezerwowany na dokończenie zadań, by zamknąć tydzień ze zrealizowanym minimum. Rezerwuję go, nawet jeśli w weekend również czekają na mnie jakieś zobowiązania — daje mi to przestrzeń na swobodny udział w warsztatach czy szkoleniach.

“(…) ko­rzy­ścią zwią­za­ną z two­rze­niem pla­nów obej­mu­ją­cych dwa­na­ście ty­go­dni jest nie­złom­ne i kon­se­kwent­ne sku­pia­nie się na tych kilku klu­czo­wych czyn­no­ściach, które prze­kła­da­ją się na wy­ni­ki. Pod­czas dwu­na­sto­ty­go­dnio­we­go roku nie zdo­łasz osią­gnąć wielu róż­nych celów, po­nie­waż nie wy­star­czy Ci czasu na zro­bie­nie wszyst­kie­go, co by­ło­by w takim przy­pad­ku ko­niecz­ne. W tak krót­kim okre­sie mu­sisz się sku­pić na mi­ni­mal­nej licz­bie dzia­łań, które mają naj­więk­sze zna­cze­nie dla Two­ich dążeń”. To, co podoba mi się w planowaniu dwunastu tygodni, to fakt, że muszę pogodzić się z odrzucaniem nierealnych celów. Na początku nie jest to przyjemne doświadczenie, bo jak to nie uda mi się tyle wepchnąć w kalendarz, ale finalnie przychodzi poczucie ulgi — wolę mieć 80% realizacji małego planu, niż 20% zbyt wielkiego.

“Gdy­by­śmy po­trak­to­wa­li sfor­mu­ło­wa­nie „rów­no­wa­ga ży­cio­wa” cał­kiem do­słow­nie, oka­za­ło­by się, że to nie­wła­ści­wa nazwa. Czę­sto w na­tu­ral­ny spo­sób za­kła­da­my, że osią­gnię­cie rów­no­wa­gi spro­wa­dza się do po­świę­ca­nia ta­kiej samej ilo­ści czasu i ener­gii roz­ma­itym ob­sza­rom na­sze­go życia, choć w rze­czy­wi­sto­ści coś ta­kie­go by­ło­by nie­prak­tycz­ne i przy­pusz­czal­nie nie po­zwo­li­ło­by nam pro­wa­dzić wy­ma­rzo­nej eg­zy­sten­cji. Dzia­ła­nia ma­ją­ce na celu przy­dzie­le­nie iden­tycz­nej ilo­ści czasu każ­dej sfe­rze życia są kontr­pro­duk­tyw­ne i czę­sto wy­wo­łu­ją fru­stra­cję”. Nie jestem fanką ani work-life balance, ani integration — żadne z nich nie sprzyja odpoczynkowi ani produktywności. Na linkedinie ładnie sprzedaje się taką narrację, ale fakty są takie, że są pewne granice, których nie należy przekraczać.

Planowanie dwunastotygodniowe w praktyce

Czym zatem jest ów "dwunastotygodniowy rok"? W skrócie jest to periodyzacja, dzielenie czasu na mniejsze okresy, czasem nazywane sprintami, które trwają właśnie 12 tygodni. 12 tygodni pracy nad konkretnym celem lub projektem przedzielane jest czasem odpoczynku i regeneracji. Przez taki podział deadline jest znacznie bliższy i bardziej motywujący do działania niż perspektywa grudnia, do którego jeszcze "cały rok" [prokrastynacji].

Wizja

W pierwszym kroku autorzy książki zachęcają do stworzenia wizji naszego życia. Nie muszą to być dalekosiężne, szczegółowe projekty. Wystarczy określenie aspiracji i długoterminowych planów.

Następnie zalecają stworzenie planu trzyletniego, który będzie nieco bardziej szczegółowy. Tu musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie kroki wykonać, by przybliżyć się do realizacji naszych planów.

Trzeci etap to wybranie celu krótkoterminowego, który będziemy realizować przez najbliższe 12 tygodni. Warto byłoby, gdyby był on realistyczny i uwzględniający zmianę perspektywy:
rok ➡️ 12 tygodni
miesiąc ➡️ 1 tydzień
tydzień ➡️ 1 dzień

Plan

Skoro mamy już zadeklarowany cel, należy wprowadzić taktyki umożliwiające jego realizację. Autorzy proponują, by zaplanować sobie 3 bloki: strategiczny, buforowe i zapewniające odmianę.

• Blok strategiczny — czas zarezerwowany na działania nad celem, np. 3-4 godziny nieprzerwanej pracy w tygodniu.
• Blok buforowy — czas zarezerwowany na mniej istotne bądź nieplanowane działania, np. 30-60 minut dziennie.
• Blok zapewniający odmianę — czas na rzeczy niezwiązane z realizacją celu, który zapewni "przestrzeń" w głowie, ok. 3 godziny tygodniowo.

Kontrola procesu i pomiar

Nieodłączną częścią 12-tygodniowego planu jest ewaluacja działań pod kątem efektywności i realizacji celu. Warto co tydzień przyjrzeć się zrealizowanym i niezrealizowanym (tak, to też jest okej!) zadaniom, a następnie zaplanować kolejne konkretne działania.

Dobre praktyki

Między kolejnymi dwunastotygodniowymi sprintami warto zaplanować sobie czas wolny, np. tygodniowy urlop bądź długi weekend.

Poza kalendarzem (papierowym lub elektronicznym) przydatne jest narzędzie do planowania zadań na mniejsze taski.

Po zakończeniu dwunastu tygodni, w 13 tygodniu warto poświęcić nieco czasu na szczegółowe podsumowanie, wyciągnięcie wniosków i przygotowanie celów na kolejny sprint.

12-tygodniowy rok. Osiągnij w 12 tygodni więcej niż inni w 12 miesięcy, Michael Lennington, Briana P. Moran — książka (link afiliacyjny)

Moje sposoby nie są jedynymi właściwymi metodami na samoorganizację – jeśli chcesz je poznać, zajrzyj do kategorii produktywność i potraktuj jako inspiracje do poszukiwań własnego systemu.