Kalendarz: każda minuta na wagę złota [Zero-based calendar / Calendar blocking]

Idea jest prosta: nie zostawiaj w kalendarzu niezaplanowanego czasu. Rezerwowanie czasu co do minuty ułatwi Ci zarządzanie swoją relacją z czasem. Poprzez kreowanie dziennej rutyny wspomoże w skupieniu w pracy i uważniejszym spędzaniu czasu. Co więcej: jeżeli masz z nią problem, to wspomoże Twoją punktualność.

Wyznaczenie ram czasowych dla poszczególnych bloków i zadań będzie zapobiegać marnowaniu czasu, przez co przyczyni się do ograniczenia czasu wykonywania planu. Z drugiej strony będzie to doskonały powód do planowania niezbędnych przerw. Podczas planowania w zero-based calendar uwzględnia się wszystko: od zwykłych zadań w pracy, komunikacji między miejscami, maili, telefonów, samego planowania, treningów, wizyt na siłowni, spotkań, randek, posiłków, a nawet higieny. To zagwarantuje Ci lepsze poczucie tego, ile czasu poświęcasz na daną czynność oraz ułatwi śledzenie postępów i osiągnięć.

Jak przygotować się i wdrożyć zero-based calendar?

• Zapisz wszystkie zadania, które masz wykonać.
• Uporządkuj je w kalendarzu.
• Każdego dnia wykonaj tylko to, co masz wpisane w planerze.

Teoria vs. praktyka

Na zero-based calendar skusiłam się dwa razy, w dodatku nie mając świadomości, że taki system ktoś już opracował, wdrożył i nazwał.

Pierwszy raz kiedy zaczynałam swoją przygodę z pracą zdalną. Pierwsze dni mimo skrupulatnego planowania były pomieszaniem z poplątaniem. Pracowałam mało wydajnie, czas zakończenia dnia roboczego stale się przesuwał i cierpiało na tym życie prywatne (o ile w ogóle znajdowałam na nie chwilę). Późniejsze próby planowania były o wiele bardziej skuteczne — wyrobiłam sobie nawyk porannego sprawdzania kalendarza, to-do listy z zadaniami rozłożonymi na mniejsze części, maila oraz feedly. Nauczyłam się też jeść śniadania, co było bardzo przydatne przy drugiej próbie wdrożenia zero-based calendar — przejściu na dietę z pięcioma posiłkami dziennie. Tu sukces został odniesiony w połowie ;) — z dietą wyszło jak zawsze, ale został mi nawyk regularnego spożywania posiłków.

Mimo kilku zalet, które ma zero-based calendar, z przyjemnością wróciłam do tradycyjnego planowania, o którym pisałam w artykule Kalendarz: nieoceniony wirtualny asystent. Mój harmonogram często się zmienia, więc manipulowanie wieloma blokami i zadaniami w kalendarzu było niczym ekwilibrystyka. Białe pola pomiędzy wydarzeniami dają mi natomiast okazje na spontaniczne spacery do biura czy czas na patrzenie w sufit i knucie (u mnie działa ;)).

Tips & tricks:

• Ustawiaj z góry powtarzające się wydarzenia (takie jak standupy, spotkania 1-on-1, płatności, urodziny), zamiast wpisywać je ręcznie za każdym razem.
• Korzystaj z integracji różnych narzędzi, synchronizacja zadań z Trello lub podobnymi task managerami. Uchroni Cię to przed manualnym powielaniem informacji w różnych miejscach.

Jeżeli ten temat Cię zainteresował i chcesz spróbować wdrożyć go w swoim kalendarzu, nie zapomnij zerknąć na bloga Bryana Harrisa, który pisze o zero-based calendar. Jeżeli Twoim celem jest usprawnienie pracy z kalendarzem, przeczytaj mój pierwszy wpis o nim: nieoceniony wirtualny asystent.

Moje sposoby nie są jedynymi właściwymi metodami na samoorganizację – jeśli chcesz je poznać, zajrzyj do kategorii produktywność i potraktuj jako inspiracje do poszukiwań własnego systemu.