Wirtualny kalendarz jest zdecydowanie jednym z najbardziej niedocenianych asystentów w codziennym życiu. Warto z niego korzystać zarówno do planowania pracy, jak i prywatnych wydarzeń. Niewątpliwą zaletą jest możliwość korzystania z niego w dowolnym miejscu przy użyciu dowolnego urządzenia. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek jak sprawić, żeby korzystanie z kalendarza było jeszcze łatwiejsze i skuteczniejsze.

Kalendarz jest dla mnie drugim po mailu najważniejszym narzędziem, z którego korzystam do organizacji pracy i nie tylko. Wcześniej używałam tego od Google, obecnie postawiłam na ten w iCloudzie. Niezmiennie jednak wspieram kalendarz elektroniczny wersją papierową, która służy mi na spotkaniach (również do notowania najważniejszych punktów oraz planowania w dalszej perspektywie, o czym będzie w jednym z kolejnych wpisów).

Kalendarz Google

Aby skorzystać z Kalendarza Google zaloguj się lub utwórz konto Google, a następnie z menu aplikacji (reprezentowanego przez ikonę złożoną z 9 kwadratów) wybierz z listy Kalendarz. Voila! Na starcie otrzymasz widok tygodnia, w którym klikając na białą komórkę lub zaznaczając zakres czasu możesz dodać wydarzenie.

Po wybraniu opcji „Edytuj wydarzenie” pojawią się dodatkowe opcje, które pozwolą Ci dodać szczegóły wydarzenia: miejsce, link do rozmowy wideo, opis, cykliczne powtórzenia, powiadomienia lub nawet załączniki.

Do wydarzenia w kalendarzu możesz dodać gości oraz wysłać im zaproszenia. W zależności od Twoich potrzeb goście mogą widzieć innych uczestników, zapraszać kolejne osoby oraz edytować wydarzenie. Te opcje są zależne od Twojej woli — twórcy wydarzenia.

Korzystając z Kalendarza Google sam decydujesz o tym, kto może widzieć Twoje kalendarze. Możesz je udostępnić całej grupie użytkowników lub wybranym pojedynczym osobom — także takim, które nie używają Kalendarza Google. Co ważne — możesz udostępniać nie tylko pojedyńcze wydarzenia, ale również całe kalendarze.

Kilka kalendarzy w jednym

Znakomitym ułatwieniem w pracy z Kalendarzem Google, jest możliwość utworzenia kilku kalendarzy dla użytkownika lub całej grupy. Jak to zrobić? W panelu „Moje kalendarze” z rozwijanego menu wybierz opcję „Utwórz nowy kalendarz”. W kolejnym kroku nadaj mu nazwę, opcjonalnie dodaj opis, lokalizację, strefę czasową oraz udostępnij publicznie albo wybranym użytkownikom wraz z odpowiednimi uprawnieniami. Inni użytkownicy mogą widzieć szczegóły wydarzenia bądź tylko informację o wolnym/zajętym terminie.

W zależności od Twoich potrzeb oddzielne kalendarze mogą służyć do różnych celów — mogą być prywatne, służbowe, mogą stanowić listę zadań lub przypominać o celach długoterminowych. Eksperymentowałam już z różnymi podziałami, ale najbardziej efektywny okazał się podział na kalendarz osobisty, zawodowy, edukacyjny, mieszkaniowy oraz treningowy. W zależności od sytuacji ukrywam kalendarze, które nie są potrzebne w danej chwili.

Panel „Inne kalendarze” daje natomiast możliwość zaimportowania kalendarzyinnych użytkowników. Możesz zrobić to korzystając z adresu email lub linka udostępnionego przez znajomego albo zespół. To doskonała opcja, aby pamiętać o spotkaniach, telefonach czy standupach.

To jeszcze nie wszystkie możliwości oferowane przez Kalendarz Google. Otóż na stronie głównej można zmienić sposób wyświetlania kalendarza na dzienny, tygodniowy miesięczny, kolejkę wydarzeń lub spersonalizowany przez użytkownika w ustawieniach.

Ustawienia to furtka do kolejnych usprawnień w kalendarzu. W zakładce „Ogólne” poza możliwością skonfigurowania podstaw, możesz wybrać automatyczne dodawanie wydarzeń z Gmaila, skróty klawiaturowe czy alternatywny kalendarz. Widok „Kalendarze” natomiast pozwoli Ci na dodanie różnych powiadomień dla poszczególnych kalendarzy oraz udostępnienie ich innym użytkownikom.

Poza tradycyjnymi powiadomieniami mailowymi, godnym uwagi jest zbiorczy mail wysyłany o 5 rano z całodzienną rozpiską. Przez bardzo długi czas od odczytania tej wiadomości zaczynałam dzień. Dziś zastępuje mi go centrum powiadomień w systemie, ale w razie potrzeby myślę, że wróciłabym do tej formy powiadomień.

Wskazówka: powiadomienia można ustalać nie tylko dla całych kalendarzy, ale również poszczególnych wydarzeń.

Na koniec została moja ulubiona zakładka ustawień — laboratorium. To tu możesz ustawić m.in. ukrywanie poranków i nocy, aby mieć szybszy wgląd na aktywniejszą (roboczą) część dnia. Polecam eksperymentowanie i uruchamianie różnych funkcji, aby sprawdzić, które sprawdzają się najlepiej w Twoim przypadku.

Więcej wskazówek związanych z Kalendarzem Google możesz podejrzeć później na stronie wsparcia technicznego, a teraz zabieram Cię w świat dodatków do tego narzędzia.

Organizacji czasu i wspólnemu ustalaniu terminów sprzyjają Doodle, youcanbook.me czy Boomerang Calendar. Pierwsze narzędzie umożliwia stworzenie formularza, za pomocą którego grupa osób może ustalić termin pasujący większości osób. Drugie pozwala zarezerwować czas osoby udostępniającej kalendarz, a trzecie łączy dwa powyższe oraz, bonusowo, Gmaila.

Kalendarz Apple/iCloud

Ważne: wbrew pozorom da się z niego korzystać na innych platformach — bardzo łatwo synchronizuje się go z Kalendarzem Google (patrz wyżej), ma fantastyczną wersję webową, a na Windowsa jest nawet dedykowana aplikacja do iClouda.

Korzystanie z kalendarza od Apple jest bardzo zbliżone do użytkowania Kalendarza Google (zapraszanie, udostępnianie, importowanie i eksportowanie) chociaż z przykrością muszę stwierdzić, że po kilku miesiącach korzystania brakuje mi paru funkcji (tak, trochę tęsknię za mailami o 5 rano i niektórymi dodatkami). Nie zmienia to jednak faktu, że używa się go najwygodniej (a przynajmniej od chwili zniknięcia kalendarza Sunrise).

Z funkcji, które najbardziej przypadły mi do gustu, warto wspomnieć możliwość wybierania liczby godzin wyświetlanych w widoku dnia. U mnie jest to 16, ponieważ większość moich aktywności planuję od rana do późnego wieczora.

W organizacji czasu i planowaniu podróży bardzo pomocne są alerty oraz funkcja „Time to leave“, która korzystając z informacji o naszej lokalizacji, miejscu wydarzenia oraz danych o ruchu drogowym informuje, kiedy wyjść aby dotrzeć na czas (o ile zajmie to mniej niż 3 godziny).

Niestety, kalendarz iCloud nie ma możliwości nadawania ograniczonych uprawnień do udostępnionych kalendarzy, pozwalając jedynie na brak dostępu lub całkowity dostęp. W Google’u bardzo ceniłam sobie możliwość podzielenia się informacją o wolnym/zajętym terminie. W ogólnym ujęciu natomiast funkcjonalność wirtualnych kalendarzy jest bardzo zbliżona, więc wybór często jest podyktowany platformą z której najczęściej się korzysta lub kwestiami estetycznymi. W tym momencie w obu kategoriach wygrywa u mnie kalendarz od Apple.

Tips and Tricks

• Poza tradycyjnym planowaniem czasu wirtualny kalendarz przydał mi się do organizowania kwestii mieszkaniowych z współlokatorami. W udostępnionym kalendarzu wpisywaliśmy noclegi znajomych czy wizyty właścicieli, terminy napraw, opłat itd. Zapobiegało to overbookingowi czy naszej nieobecności, kiedy ktoś miał się pojawić w mieszkaniu.
• Kiedy byłam na restrykcyjnej diecie w oddzielnym kalendarzu planowałam sobie posiłki, a w opisach wydarzeń tworzyłam listy zakupów. W podobny sposób nadal organizuję sobie treningi.

Jeśli ten wpis zainspirował Cię do skuteczniejszego planowania, zobacz tu i tu jak możesz usprawnić swoją pracę z e-mailami!

Moje sposoby nie są jedynymi właściwymi metodami na samoorganizację – jeśli chcesz je poznać, zajrzyj do kategorii produktywność i potraktuj jako inspiracje do poszukiwań własnego systemu.