Systemy zarządzania wiedzą. Second Brain dla neuroróżnorodnych

Obszerna wiedza na różne tematy bywa przydatna w życiu. Jakaś informacja do pracy, inna ciekawostka do podrywu, a kolejna, by zabawić znudzone ciocie przy wigilijnym stole. Niestety, uporządkowanie rozległej wiedzy może stanowić wyzwanie. Kluczową kwestią w zarządzaniu bazą wiedzy jest systematyczność i konsekwencja w zbieraniu, a także organizowaniu informacji. Jak zrobić to dobrze?

Jeśli ciekawi cię koncepcja Second Brain, zajrzyj do pierwszego artykułu – Second Brain, czyli zarządzanie osobistą bazą wiedzy. Znajdziesz w nim kilka podstawowych informacji o tej metodzie.

Systemy zarządzania wiedzą

Zarządzanie wiedzą, jak już wspomniałam, to całkiem spore wyzwanie, zwłaszcza kiedy ma się bardzo rozległe obszary zainteresowań i zgromadzone informacje wywodzące się z różnych dziedzin. Poniżej znajdziesz różne metody zarządzania wiedzą – możesz je przetestować w formie domyślnej bądź zainspirować się nimi.

Commonplace books

Commonplace books, czyli tzw. księgi powszechne, to tradycyjna metoda zbierania, organizowania i przechowywania wiedzy, która ma długą historię. Może uchodzić za staroświecką praktykę zbierania myśli, cytatów i fragmentów, inspirujących idei czy osobistych przemyśleń, jednak nadal jest skutecznym sposobem na zarządzanie wiedzą.

Głównym celem commonplace books jest gromadzenie różnorodnych treści w jednym miejscu. W ten sposób, tworząc swoją własną bibliotekę myśli, ludzie mają łatwy dostęp do zgromadzonej wiedzy i inspiracji. Księgi mogą mieć formę papierową i elektroniczną, kluczowe jest w nich systematyczne rejestrowanie informacji oraz możliwość późniejszego odnalezienia potrzebnych treści. To pozwala nie tylko na przechowywanie wiedzy, ale również na efektywne wykorzystanie w przyszłych projektach czy refleksji.

PARA – Skuteczne zarządzanie obowiązkami i informacjami wg Tiago Forte

Metoda PARA, opierająca się na podziale obowiązków i informacji na cztery główne kategorie, okazuje się być niezwykle przydatnym narzędziem w organizacji naszego życia. Jej autorem jest Tiago Forte, twórca koncepcji Second Brain.

Pierwszym elementem tej metody są projekty (Projects). Są to konkretnie określone inicjatywy, które posiadają wyznaczony cel lub rezultat do osiągnięcia w określonym czasie. Skupiają się na realizacji celów, takich jak organizacja wydarzenia czy napisanie raportu. Dzięki wyraźnemu zdefiniowaniu celów i terminów projekty stają się bardziej zarządzalne i wykonalne.

Kolejną kategorią są obszary (Areas), które obejmują różne sfery naszego życia, za które chcemy ponosić stałą odpowiedzialność. To tutaj znajdują się obszary takie jak relacje, edukacja, zdrowie, finanse czy rozwój zawodowy. W przeciwieństwie do projektów, obszary nie mają z góry określonego zakończenia. Są to raczej konteksty naszego codziennego funkcjonowania, które wymagają regularnej uwagi i dbałości.

Zasoby (Resources) to trzeci filar metody PARA. Obejmuje on wszystkie materiały i informacje, które nie są bezpośrednio związane z aktywnymi projektami lub obszarami, ale mogą stanowić cenne odniesienie w przyszłości. Mogą to być na przykład prezentacje, notatki, artykuły czy książki. Dzięki odpowiedniej organizacji zasobów można szybciej odnaleźć potrzebne informacje i wykorzystać je w działaniach.

Ostatnią kategorią są archiwa (Archive). Tutaj przechowuje się informacje, które aktualnie nie są aktywne, ale mogą być przydatne w przyszłości, np. dla celów historycznych lub jako odniesienie. Dzięki odpowiedniemu archiwizowaniu danych można zachować porządek i łatwiej odnaleźć istotne informacje w razie potrzeby.

Zettelkasten i indeksowane karty

Metoda indeksowanych kart jest prostą, lecz (ponoć) wyjątkowo efektywną techniką zbierania informacji. Polega na zapisywaniu poszczególnych pomysłów, notatek czy cytatów na osobnych kartkach, które następnie są indeksowane i przechowywane w odpowiednio oznaczonych folderach lub segregatorach. Ta metoda umożliwia łatwe sortowanie, odnajdywanie i rozwijanie różnorodnych idei, tworząc wirtualny system organizacji wiedzy.

Zettelkasten z kolei to niemiecka praktyka zakładająca tworzenie systemu notatek w formie interaktywnego, połączonego sieciowo archiwum myśli. Każda notatka zawiera krótki tekst lub pomysł, który jest indeksowany i łączony z innymi notatkami za pomocą odsyłaczy lub tagów. W ten sposób powstaje sieć skojarzeń, która umożliwia eksplorację i rozwijanie poszczególnych tematów w bardziej złożonych kontekstach.

Obie te metody mają na celu ułatwienie organizacji wiedzy i pomagają w tworzeniu osobistej bazy wiedzy. Umożliwiają szybkie odnalezienie istotnych informacji, a także pozwalają na swobodne łączenie różnych idei i tworzenie nowych powiązań. Co więcej, skupiają się na procesie aktywnego uczenia się poprzez tworzenie, łączenie i rozwijanie myśli, co przyczynia się do lepszego zrozumienia zgromadzonych treści. Chociaż z opisu brzmią na papierowe, można używać ich również w aplikacjach.

Kiedy jeden mózg to za mało

Second Brain to dosłownie mój drugi mózg. W tej wirtualnej przestrzeni gromadzę informacje, by łatwo do nich wracać i wykorzystywać je w przyszłości. Jako hub wybrałam Notion, ponieważ daje mi niezbędną elastyczność. Obecnie jest to najważniejsza aplikacja, którą mam na komputerze i smartfonie.

O Notion możesz poczytać w tych dwóch artykułach: Nowy poziom organizacji. Notion dla początkujących i Notion dla średniozaawansowanych [darmowe szablony].

Mój system wyewoluował z czasem. Zaczynałam od commonplace books, testowałam Zettelkasten, by w końcu dotrzeć do PARA, jednak mój chaotyczny styl organizacji w połączeniu z kreatywnością stworzyły własny system, który łączy najwygodniejsze dla mnie elementy ze wszystkich powyższych metod.

Mam kategorie i bardzo obszerne archiwum, mam tagi i linki między notatkami, ale mam też przestrzeń na wszelkie chaotyczne przemyślenia, które wyrzucam z siebie tu i teraz. Wiąże się to z tym, że mam bardzo dużo myśli, które czasem wcale nie potrzebują znaleźć się w specyficznej przestrzeni, tylko muszę je spisać, by wyrzucić je z głowy. Mam wtedy poczucie, że zawsze będę mogła wrócić do nich, kiedy będę miała na nią przestrzeń i możliwości. Takim sprawom służy brain dump. **Na kreatywne idee i inspiracje mam swipe file – równie chaotyczną przestrzeń. Przeglądam je raz na jakiś czas, bo bardzo rzadko lądują tam rzeczy ważne. Te istotne najczęściej trafiają do my dashboard – przestrzeni, która trzyma mnie w ryzach, a za jej sprawą do control center (obszarów projektowo-zawodowo-edukacyjnych), kotlandii (obszaru domowego), czy private area (obszaru prywatnego), które są ze sobą mocno powiązane, odpowiednio otagowane i linkowane.

Czy jest to najlepszy system? Nie jestem przekonana. Czy dobrze mi służy? Bardzo! To właśnie powód, dla którego polecam samodzielne szukanie i eksperymentowanie z różnymi metodami. Kopiowanie ich 1 do 1 nie zawsze przynosi tak dobre wyniki, jak dopasowanie ich do siebie.

Korzyści dla osób nieneurotypowych i nie tylko

Skrojony pod siebie system zarządzania wiedzą może przynieść wiele korzyści. Dotyczy to zarówno osób neurotypowych, jak i neuroróżnorodnych, np. z ADHD czy autyzmem.

• Efektywna organizacja
  Second Brain pozwala na przechowywanie, uporządkowanie i zintegrowanie różnorodnych informacji. Posiadanie spójnego, ustrukturyzowanego źródła, w którym gromadzone są notatki, pomysły, listy zadań, harmonogramy i projekty, znacznie ułatwia podejmowanie decyzji i planowanie, ale też skuteczne zarządzanie codziennymi obowiązkami.
• Skupienie i koncentracja
  Za sprawą wspomnianej wyżej organizacji, Second Brain pomaga w skupianiu uwagi na bieżących zadaniach, eliminując rozpraszacze. Możliwość oddzielenia notatek i zadań od miszmaszu może poprawić efektywność i koncentrację. Śledzenie postępów w projektach i odhaczanie celów może być niezwykle motywujące! W systemie można mieć też przestrzeń analogiczną do mojego brain dumpu, w którym odnotowuję myśli i impulsy, które przyszły w najmniej oczekiwanym momencie, a do których mogę wrócić później (albo nigdy).
• Redukcja stresu i overwhelmu
  Mając dostęp do poukładanych informacji, osoby można zmniejszyć stres związany z brakiem organizacji. Second brain stanowi przestrzeń, do której można wracać w razie potrzeby, zamiast szukać informacji w chaosie albo robić research na nowo. Co więcej, samo tworzenie własnego Second Brain to proces, w którym osoby z ADHD mogą odzyskać kontrolę nad swoimi myślami i zadaniami.
• Twórcze myślenie
  Dzięki Second Brain różne myśli, pojęcia i pomysły mogą łączyć się w spójne struktury. Czasem będą to niespodziewane połączenia, lecz bardzo stymulujące. Już samo przeglądanie własnych zasobów może wyzwalać nowe pomysły i ułatwiać twórczą pracę.

Niezależnie od tego, do której grupy należysz i jakie są twoje potrzeby, Second Brain i metody zarządzania wiedzą mogą przynieść ci dużo korzyści. Zwłaszcza jeśli dopasujesz je do swoich potrzeb i możliwości.

Moje sposoby nie są jedynymi właściwymi metodami na samoorganizację – jeśli chcesz je poznać, zajrzyj do kategorii produktywność i potraktuj jako inspirację do poszukiwań własnego systemu.